大家都会开周会吗?很多公司都有周会,大家是怎么开周会的?是流水账式?一言堂式?还是畅聊模式?
笔者辅导过很多家不同类型的公司,也参与了不同企业不同级别人员的周会,但大多数时候会发现,大部分员工其实很讨厌开周会。
为什么呢?我相信,你一定见过这样的周会场景:
各级管理者坐在一张长长的会议桌前,各负责人轮流按照自己准备好的PPT,都把自己部门上周做了什么,下周打算做什么详细地汇报一遍。
这时你会发现会议室里也只有最高管理者一个人在认真听汇报,一旦发现问题,就展开问答模式,一来一往10分20分钟就过去。没有被提问的人很有可能注意力已经不在会场了,而被提问到的人,也加入到了质询回复中,时间一再被延长......
像这样的例会,多人的管理团队二三个小时是跑不掉了,所以留给大家对周会的印象就是“浪费时间”,会议变成了负担和任务,大家都忘记了开会的目的和意义了。
那么,如何开好很简单却又很难开好的周例会呢?
开好周例会其实是有方法的,今天笔者就给大家介绍一个模型——PATIO模型
PATIO模型释义:
P——目的(Purpose)
A——议程(Agenda)
T——时间(Timed)
I——信息(Information)
O——结果(Outcomes)
1. 会议的目的(Purpose)
会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。不仅仅是周会,所有会议都应该有明确的目标。
大家有没有想过开周例会的目的是什么?
2. 议程(Agenda)
会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。
3. 时间(Timed)
这里注意两个时间,一个是周例会时间相对也固定下来,比如在每周几,另一个是会议时长的时间点,如xx:00-xx:00,通常控制在1个小时内基本就可以了,超过1个小时的周会多数效率都不高。
如果遇到专项问题,可以再开专项会,不必要占用周会中其他不涉及此问题人员的时间。
4. 信息(Information)
其实就是会议的内容。会议内容应聚焦在计划结果上,差异问题上,不要读流水账,浪费大家时间,也不要天马行空偏离会议主题。
5. 结果(Outcomes)
会议要有结果,并不仅仅指会议纪要,而是指会议上发出的指令任务,行动计划等,针对这些指令工作,如何落实?
一定要明确目标和评价标准是什么?谁负责?谁来检查?完成日期是何时?需要什么资源保障等,一个高效的会议,都蕴含着PDCA的管理过程。
会议流程的逻辑
会议不只是达成共识和解决问题的,也是一种团队建设的过程。
会议流程标准化
A)提前通知会议主题和议程,使相关人员提前做好准备,提高在会议中的积极性和参与度;
B)进行时间把控和目标提醒,避免跑题、会议时间偏长,且效果一般的现象;
C)通过新的工作安排&指令发布,确保指令的分工明确、及时追踪更新、提升任务计划的合理性;
D)进行人员分工,形成过程资产,并将会议决议书面化和传播,提高会议的有效性;
E)提高会议运营人员的运营能力。
你一定听过一句经典的口号:“会而议、议必决、决必行、行必果”,高效的周会组织召开,也是管理者必修的一堂课,欢迎大家一起交流学习!