高效周会这么开，让你的周会从3小时缩短到60分钟

大家都会开周会吗？很多公司都有周会，大家是怎么开周会的？是流水账式？一言堂式？还是畅聊模式？

笔者辅导过很多家不同类型的公司，也参与了不同企业不同级别人员的周会，但大多数时候会发现，大部分员工其实很讨厌开周会。

为什么呢？我相信，你一定见过这样的周会场景：

各级管理者坐在一张长长的会议桌前，各负责人轮流按照自己准备好的PPT，都把自己部门上周做了什么，下周打算做什么详细地汇报一遍。

这时你会发现会议室里也只有最高管理者一个人在认真听汇报，一旦发现问题，就展开问答模式，一来一往10分20分钟就过去。没有被提问的人很有可能注意力已经不在会场了，而被提问到的人，也加入到了质询回复中，时间一再被延长......

像这样的例会，多人的管理团队二三个小时是跑不掉了，所以留给大家对周会的印象就是“浪费时间”，会议变成了负担和任务，大家都忘记了开会的目的和意义了。

那么，如何开好很简单却又很难开好的周例会呢？

开好周例会其实是有方法的，今天笔者就给大家介绍一个模型——PATIO模型

PATIO模型释义：

P——目的（Purpose）

A——议程（Agenda）

T——时间（Timed）

I——信息（Information）

O——结果（Outcomes）

1. 会议的目的（Purpose）

会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。不仅仅是周会，所有会议都应该有明确的目标。

大家有没有想过开周例会的目的是什么？

2. 议程（Agenda）

会议都有一个议程，例会的议程相对固定，可以提高效率。

3. 时间（Timed）

这里注意两个时间，一个是周例会时间相对也固定下来，比如在每周几，另一个是会议时长的时间点，如xx:00-xx:00，通常控制在1个小时内基本就可以了，超过1个小时的周会多数效率都不高。

如果遇到专项问题，可以再开专项会，不必要占用周会中其他不涉及此问题人员的时间。

4. 信息（Information）

其实就是会议的内容。会议内容应聚焦在计划结果上，差异问题上，不要读流水账，浪费大家时间，也不要天马行空偏离会议主题。

5. 结果（Outcomes）

会议要有结果，并不仅仅指会议纪要，而是指会议上发出的指令任务，行动计划等，针对这些指令工作，如何落实？

一定要明确目标和评价标准是什么？谁负责？谁来检查？完成日期是何时？需要什么资源保障等，一个高效的会议，都蕴含着PDCA的管理过程。

会议流程的逻辑

会议不只是达成共识和解决问题的，也是一种团队建设的过程。

会议流程标准化

A）提前通知会议主题和议程，使相关人员提前做好准备，提高在会议中的积极性和参与度；

B）进行时间把控和目标提醒，避免跑题、会议时间偏长，且效果一般的现象；

C）通过新的工作安排&指令发布，确保指令的分工明确、及时追踪更新、提升任务计划的合理性；

D）进行人员分工，形成过程资产，并将会议决议书面化和传播，提高会议的有效性；

E）提高会议运营人员的运营能力。

你一定听过一句经典的口号：“会而议、议必决、决必行、行必果”，高效的周会组织召开，也是管理者必修的一堂课，欢迎大家一起交流学习！