管不好时间，也就管不好任何事

要了解时间花在哪里，然后相应地管理时间，我们必须先记录时间，半个多世纪前就有记载和应用。

那是在1900年左右实施科学管理时，人们会记录具体行动所花费的时间——体力劳动，包括高技能劳动和简单劳动。

到目前为止，几乎没有一个国家落后于不系统地记录体力劳动者的行为。

我们已经把这种方法用在了时间不是特别重要的工作上，也就是说，时间的好坏只关系到效率和成本。

然而，我们并没有把它用于一项越来越重要、必然涉及时间的工作：知识工作者的工作，尤其是管理者的工作。

在这里，时间利用和时间浪费的区别在于有效性和结果。

管理者有效性的第一步是记录时间的真实使用情况。有的管理者自己做，有的让秘书做，但真正重要的是记录下来，是“实时”记录。

因此，下一步是系统地管理时间。管理者应该找出那些无效和浪费时间的活动，并尽力切断它们。为此，我们应该回答几个诊断问题：

1、找到并切断不需要的事情

首先是找出和切断那些根本不需要做的事情，也就是那些不会产生任何结果的事情，纯粹是浪费时间。

具体方法是根据时间记录表上的所有活动逐项提出这个问题：“如果你根本不这样做，会有什么后果？”

如果答案是“没有后果”，那么结论显然是停止这样做。

有些人整天忙着处理他们认为不能错过的事情，比如无休止地发表演讲、参加宴会、担任成员、参加指导等等。

这些事情不知不觉地消耗了这些忙碌的人很多时间，事实上，他们既不喜欢做，也不擅长做，但仍然年复一年地做，除了忍受别无选择。

事实上，管理者所要做的就是学会说“不”——任何事情，只要对管理者所工作的组织、管理者本人和所涉及的组织没有任何贡献，就不要再这样做了。

2、把别人能做的事分出去

接下来要回答的问题是：“我的时间表上有哪些活动，别人也能做好，甚至更好？”

有的企业家发现发现，在另外三分之一的正式宴会上，公司的任何高管都可以参加——组织者想要的只是公司的名字出现在宴会名单上就行。

多年来，管理学一直在讨论许多关于“授权”的问题。无论是在企业、政府、大学还是军队中，所有的经理都会受到警告，努力成为一个更好的“授权者”。许多大型组织的经理也反复提出这样的警告。

然而，我还没有看到这种说教的结果。没有人听的原因很简单：许多人的授权实际上是站不住脚的。

如果授权意味着有人应该分享“我的工作”的一部分，那就是错误的。吃它的薪水，你应该找到它的工作。如果像人们经常听到的警告一样，授权意味着最懒惰的经理是最好的经理，那么授权不仅是荒谬的，而且是不道德的。

然而，到目前为止，我还没有见过一个经理。看到自己的时间表后，我很快就养成了把所有不用自己做的事情都推给别人的习惯。

只要他们看看时间表，他们就会立刻明白，不可能有足够的时间去做所有他们认为重要的事情，他们想做的事情，他们有义务去做。

要有时间去做那些重要的事情，唯一的办法就是把别人能做的是全都分出去。

3、管理者造成的他人时间浪费

另一种浪费是管理者浪费他人的时间。这是经理自己基本上可以控制和消除的时间浪费。

这种浪费没有固定的症状，但有一种简单的识别方法，那就是直接问别人。有效的经理知道如何系统和真诚地问：

“我做了什么，对你的有效性没有贡献，所以浪费你的时间？”

提出这个问题，不怕真相，是有效管理者的标志。

事实上，即使管理者砍得太厉害，也不会有太大的风险。人们通常高估，而不是低估自己的重要性，所以他们得出结论，只有自己才能做太多的事情。即使是那些非常有效的管理者也会做很多不必要和无效的事情。

有效的管理者首先估计自己有多少真正可支配的时间，然后留出适当长度的整个时间。一旦发现其他事情开始侵蚀保留时间，他们会重新审视时间记录，减少一些效果差的事情。他们知道过度减少很少发生。